În numărul anterior am prezentat modelul de management al performanței OKR (Objectives and Key Results) și cum ne poate ajuta acesta să formăm și să creștem echipe de produs performante.
Pe scurt, OKR este un set obiective şi rezultate cheie măsurabile pe care ni le stabilim trimestrial. Fiecare obiectiv are un responsabil, iar la sfârşitul fiecărui trimestru tragem linie şi facem bilanţul: câte dintre obiectivele propuse am reuşit să le îndeplinim? În continuare, vom analiza un calendar de implementare al OKR într-o companie, cu o imagine anuală și lunară a activităților.
Iată mai jos un exemplu de OKRs la nivel de companie:
O: Creșterea nivelului veniturilor recurente până la finalul Q1 2017
KR1: Creșterea procentului veniturilor recurente din abonamente lunare la 85%
KR2: Creșterea abonamentului mediu lunar la 300 EUR / utilizator
KR3: Scăderea numărului de dezabonări \< 5%
Acest exemplu urmărește rețeta clasică OKR:
O: Obiectiv: Scopul pe care dorim să îl îndeplinim → calitativ
KR: Rezultate cheie: Criterii de succes → cantitative
Toate obiectivele sunt derivate pornind de la misiunea companiei. Dacă nu avem definită misiunea companiei, este important să începem cu aceasta.
OKR sunt legate de definirea ariei de interes pentru următorul trimestru; pentru companiile care încep cu această metodologie, recomandăm să definiți un singur set de obiective și rezultate cheie la nivel de companie (O + 3-4 KR) și un set de OKR pentru fiecare echipă. În acest caz, mai puțin înseamnă mai mult.
La nivel de companie, OKR pot acoperi zone precum:
Obiective financiare (pot fi două seturi separate, ce vizează venituri și profit);
Obiective de satisfacție a clienților;
Obiective referitoare la cota de piață;
Obiective cu referire la implicarea angajaților (un aspect din ce în ce mai important);
Obiective legate de inovație;
"Cât mai repede" - a răspuns Rick Klau, partener la Google Ventures, ca răspuns la întrebarea când este un moment potrivit să implementăm OKR în companie.
Câteva dintre beneficiile OKR sunt transparența la nivel de companie, pentru că OKR sunt publice și măsurabile; alinierea eforturilor angajaților la misiunea și viziunea companiei, pentru că OKR sunt derivate din misiune; OKR fac legătura dintre strategie și acțiune, pentru că traduc în termen practici conceptele din strategia de business.
Este bine să reținem că primele luni de activitate cu OKR vor fi luni de învățare și ajustare. Nu trebuie să ne simțim descurajați dacă după primul trimestru nu am atins toate obiectivele sau nu suntem complet obișnuiți cu această metodologie. Există, de obicei, o perioadă de încercări și erori. Primele luni ale anului sunt o perioadă bună pentru a reflecta la aspectele bune și rele ale anului trecut, pentru a decide cu privire la direcția pentru anul acesta, precum și pentru a începe anul cu un set de OKR. Din experiența cu diferite echipe, am observat că este nevoie de cel puțin un trimestru pentru a implementa metodologia OKR. Atunci când alegem obiective mari, este natural să apară obstacolele și potențialele erori.
Q1:
Ianuarie 2017:
Finalizarea și prezentarea analizei performanței obiectivelor trimestrului trecut, precum și a obiectivelor anule pentru anul în curs;
Prezentarea OKR pentru Q1 2017;
Discuții și definirea obiectivelor individuale Q1;
Februarie 2017:
Martie 2017:
Continuă check-in săptămânal și se fac ajustările necesare pentru atingerea obiectivelor propuse;
Q2:
Aprilie 2017:
Finalizarea și prezentarea analizei rezultatelor Q1;
Prezentarea OKR pentru Q2;
Discuții și definirea obiectivelor individuale Q2;
Mai 2017:
Iunie 2017:
Continuă check-in săptămânal și se fac ajustările necesare pentru atingerea obiectivelor propuse;
Analiza performanței trimestrul actual (Q2) și crearea de OKR inițiale (draft) pentru trimestrul următor, Q3;
Q3:
Iulie 2017:
Finalizarea și prezentarea analizei rezultatelor Q2;
Prezentarea OKR pentru Q3;
Discuții și definirea obiectivelor individuale Q3
August 2017:
Septembrie 2017:
Continuă check-in săptămânal și se fac ajustările necesare pentru atingerea obiectivelor propuse;
Q4:
Octombrie 2017:
Finalizarea și prezentarea analizei rezultatelor Q3;
Prezentarea OKR pentru Q4;
Discuții și definirea obiectivelor individuale Q4;
Noiembrie 2017:
Decembrie 2017:
Continuă check-in săptămânal și se fac ajustările necesare pentru atingerea obiectivelor propuse;
Definirea și prezentarea noilor obiective anuale ale companiei, pentru 2018;
În funcție de caracteristicile companiei, cultură, experiența cu OKR și nivelul de angajament din partea managementului, am identificat trei modalități de implementare a unui program OKR:
Un roll-out complet la nivel de companie va funcționa foarte bine dacă suntem deja familiarizați cu OKR sau cu managementul prin obiective (MBO), în general. În caz contrar, este necesar ca beneficiile OKR să fie foarte clare pentru toată lumea și să existe o cultură a companiei deschisă la schimbare. Companiile tinere, indiferent de mărimea lor, se califică mai ușor pentru o astfel de abordare decât companiile mai mature sau tradiționale. Această abordare nu înseamnă că toată lumea ar trebui să lucreze cu OKR din prima zi. Este recomandat să definim mai întâi OKR la nivel de companie, apoi la nivel de departamente și lideri de echipă, și de acolo la nivel de angajat. Toate acestea se pot implementa într-un interval de timp foarte scurt (de exemplu, 1-3 luni). Ideea centrală este să nu pierdem avântul și impulsul de la început.
Începem implementarea OKR la nivelul unei echipe pilot, după care, toată lumea se va fi implicată. În loc de un roll-out rapid, echipa pilot experimentează mai întâi și ajută la definirea celei mai potrivite abordări la nivel de companie. Echipa pilot poate încerca implementarea cu intervale mai mici, cum ar fi o lună, pentru a învăța rapid. Odată ce abordarea este clară, toată lumea se poate alătura. Această modalitate de implementare este mai sigură decât cea de mai sus, iar implementarea poate fi completă la nivel de companie în 3-6 luni.
În această abordare vom configura un calendar de implementare și vom începe cu o echipă mică de aproximativ 5-10% din angajați: de exemplu, echipa de produs sau echipa de HR. În loc de implementare la nivel de companie în pasul următor, adăugăm treptat mai multe echipe și departamente. Vom avea nevoie de mai mult timp (3-9 luni, în funcție de mărimea companiei). În cazul în care nu vă simțiți siguri că OKR se potrivesc companiei sau vă așteptați la rezistență la schimbare, această modalitate poate fi cea mai bună abordare.
--------------------
Indiferent de modalitatea de implementare și timpul necesar, este bine să reținem că nu există o singură abordare corectă și va depinde de compania sau echipa ta.
Metodologia OKR este flexibilă și adaptabilă, precum un cod open-source; astfel, putem să o implementăm la nivel de companie sau la nivel de echipă cu rezultate rapide și măsurabile. Faptul că funcționează într-o echipă mai mică la început poate fi un factor de acceptare pentru alte departamente sau la nivelul companiei.
OKR este un bun instrument de comunicare și aliniere a mai multor echipe din companie, care lucrează în același proiect. În numărul următor, vom explora cum putem alinia echipa de produs cu celelalte echipe din companie, cu ajutorul OKR.
de Andrei Avram
de Remus Pereni
de Ovidiu Mățan
