ABONAMENTE VIDEO REDACȚIA
RO
EN
NOU
Numărul 140
Numărul 139 Numărul 138 Numărul 137 Numărul 136 Numărul 135 Numărul 134 Numărul 133 Numărul 132 Numărul 131 Numărul 130 Numărul 129 Numărul 128 Numărul 127 Numărul 126 Numărul 125 Numărul 124 Numărul 123 Numărul 122 Numărul 121 Numărul 120 Numărul 119 Numărul 118 Numărul 117 Numărul 116 Numărul 115 Numărul 114 Numărul 113 Numărul 112 Numărul 111 Numărul 110 Numărul 109 Numărul 108 Numărul 107 Numărul 106 Numărul 105 Numărul 104 Numărul 103 Numărul 102 Numărul 101 Numărul 100 Numărul 99 Numărul 98 Numărul 97 Numărul 96 Numărul 95 Numărul 94 Numărul 93 Numărul 92 Numărul 91 Numărul 90 Numărul 89 Numărul 88 Numărul 87 Numărul 86 Numărul 85 Numărul 84 Numărul 83 Numărul 82 Numărul 81 Numărul 80 Numărul 79 Numărul 78 Numărul 77 Numărul 76 Numărul 75 Numărul 74 Numărul 73 Numărul 72 Numărul 71 Numărul 70 Numărul 69 Numărul 68 Numărul 67 Numărul 66 Numărul 65 Numărul 64 Numărul 63 Numărul 62 Numărul 61 Numărul 60 Numărul 59 Numărul 58 Numărul 57 Numărul 56 Numărul 55 Numărul 54 Numărul 53 Numărul 52 Numărul 51 Numărul 50 Numărul 49 Numărul 48 Numărul 47 Numărul 46 Numărul 45 Numărul 44 Numărul 43 Numărul 42 Numărul 41 Numărul 40 Numărul 39 Numărul 38 Numărul 37 Numărul 36 Numărul 35 Numărul 34 Numărul 33 Numărul 32 Numărul 31 Numărul 30 Numărul 29 Numărul 28 Numărul 27 Numărul 26 Numărul 25 Numărul 24 Numărul 23 Numărul 22 Numărul 21 Numărul 20 Numărul 19 Numărul 18 Numărul 17 Numărul 16 Numărul 15 Numărul 14 Numărul 13 Numărul 12 Numărul 11 Numărul 10 Numărul 9 Numărul 8 Numărul 7 Numărul 6 Numărul 5 Numărul 4 Numărul 3 Numărul 2 Numărul 1
×
▼ LISTĂ EDIȚII ▼
Numărul 97
Abonament PDF

Cum să organizăm ședințe virtuale eficiente?

Diana Țelman
Sales Support @ Azimut Happy Employees



MANAGEMENT

Până acum câteva luni, organizațiile foloseau ședințele virtuale în locul celor face-to-face deoarece erau potrivite pentru echipele care își desfășurau activitatea din locuri diferite. În momentul de față, pentru majoritatea companiilor, nu mai este doar o variantă prin care să aibă loc ședințele, ci este o necesitate. Ședințele virtuale au nevoie de o abordare diferită de ședințele obișnuite în cadrul cărora angajații se aflau în același loc. În acest sens, avem câteva recomandări pentru a ne asigura că vom organiza ședințe virtuale productive și eficiente.

  1. Alegerea tehnologiei potrivite reprezintă primul pas. În acest sens, există multe variante din care putem alege. Fie că vorbim despre platforme ca Skype, GoToMeeting sau Zoom, acestea ne oferă oportunitatea de a interacționa precum și de a personaliza ședința prin opțiunea de video conferință. Este nevoie de testarea platformelor pentru a ne asigura că ceea ce am ales se potrivește cel mai bine cu nevoia noastră.

  1. După ce am ales platforma cea mai potrivită, urmează setarea unor reguli de bază. Aceste reguli sunt importante în special în cadrul ședințelor virtuale, deoarece acestea vor ghida comportamentul angajaților. În acest sens, o regulă poate fi aceea în care toți vor accesa platforma cu 5 minute mai devreme pentru a evita sau rezolva anumite probleme tehnice din timp. Folosirea opțiuni mute în momentul în care unul dintre angajați vorbește pentru a evita distragerile sau zgomotele din fundal, poate fi o altă regulă. Un alt exemplu de regulă este cea în care, toți angajații, care vor participa în cadrul ședinței, să fie punctuali.

  2. A treia recomandare pentru o ședință eficientă este folosirea camerei video deoarece angajații se pot vedea și, de asemenea, pot observa limbajul corpului, un aspect important în comunicare. Una dintre provocările pe care le întâmpinăm în cadrul ședințelor virtuale este implicarea tuturor participanților, iar în acest scop un facilitator este mai mult ca necesar. Rolul acestuia este de a se asigura că toți participanții au oportunitatea de a vorbi și de a-și exprima părerea. În plus, se pot adresa întrebările deschise care necesită participarea tuturor. De exemplu: Maria, tu ce părere ai despre raportul prezentat de către George ?

  3. Durata unei prezentări nu trebuie să fie mai mare de 2 ore. În timpul ședințelor virtuale este de preferat purtarea unor discuții despre un anumit subiect, și nu prezentări în sine. Informațiile pot fi trimise spre angajați înainte de ședință, pentru a evita momentul în care doar o persoană vorbește iar ceilalți doar ascultă.

  4. Ascultarea activă este abilitatea de care avem nevoie în orice tip de interacțiune, inclusiv pentru cea online. Iar pentru a consolida această abilitate, accentul este pus pe persoana care vorbește. Ascultarea activă presupune prezența noastră 100% în orice discuție participăm precum și multă concentrare asupra a ceea ce se spune. Pentru a arăta că ascultăm activ, putem face o scurtă recapitulare a informaților furnizate, asigurând, în acest fel, persoana care le-a transmis că am înțeles mesajul.

  5. Cererea feedbackului după primele ședințe online contribuie considerabil la ședințe eficiente. Participanții pot avea sugestii de îmbunătățire în ceea ce privește calitatea și eficiența acestor ședințe.

  6. O întâlnire eficientă are un obiectiv sau rezultat dorit bine definit. E recomandat ca acesta să fie luat în vedere înainte de a face planificarea unei ședințe.

  7. Știm că timpul este prețios, așadar trebui folosit astfel încât participanții să nu simtă că îl irosesc. Pentru a ne asigura că folosim acest timp într-un mod productiv, utilizarea unei agende este mai mult decât utilă. În acest mod ne asigurăm că vom avea parte de rezultatul de care avem nevoie. Pentru pregătirea unei agende, putem lua în considerare următoarele elemente:

    • Care sunt prioritățile ? Ce este absolut necesar de discutat ?

    • Care este rezultatul de care avem nevoie după această ședință?

    • Care este ordinea subiectelor discutate?

    • Care este data și ora ședinței?

    • Cât timp va dura ședința?

Prin urmare, dacă alegem o platformă potrivită, stabilim un set de reguli simple de comunicare și ne asigurăm că ședința are un facilitator sau moderator care să se asigure că nu participăm la o ședință prea lungă, avem șanse mari să fie o ședință eficientă. Ședințele virtuale pot câștiga în eficiență dacă este stabilit și urmărit un obiectiv pe parcursul acesteia. Fiecare dintre noi poate contribui la calitatea unei ședințe, dacă oferă organizatorilor ședinței un feedback constructiv.

Bibliografie:

  1. Frisch,B., Greene,C, What It Takes to Run a Great Virtual Meeting, Harvard Business Review, 5 Martie 2020

  2. Jay, A., How to run a meeting, Harvard Business Review, 1976

  3. updateED, Cum facem ședințele mai eficiente?

NUMĂRUL 138 - Maps & AI

Sponsori

  • Accenture
  • BT Code Crafters
  • Accesa
  • Bosch
  • Betfair
  • MHP
  • Connatix
  • BoatyardX
  • .msg systems
  • Yardi
  • Colors in projects

INTERVIURI VIDEO