ABONAMENTE VIDEO REDACȚIA
RO
EN
×
▼ LISTĂ EDIȚII ▼
Numărul 94
Abonament PDF

Agile în Izolare

Corina Țigănașu
Project Manager @ Fortech



Adela Ioana Rus
Project Manager/Scrum Master @ Nexttech
MANAGEMENT


În ultimii ani lumea IT a fost construită în jurul mindsetului Agile. Agile ne-a învățat despre avantajele echipelor colocate, despre cum să construiești încrederea în echipă și maturizarea sa bazată pe indivizi și interacțiuni. Multe companii și-au adaptat designul birourilor inspirându-se din principiile Agile. Birourile de tip Open Space asigură un flow fluid al informației, conducând în mod natural la ceea ce numim comunicare osmotică. O colaborare bună între echipe s-a bazat în cele mai multe cazuri pe a vedea și a auzi ceea ce se întâmplă în jur.

Posibilitatea muncii de acasă este un beneficiu flexibil pe care unii angajatori îl oferă, fiind, în același timp, și un subiect tabu pentru mulți, deoarece asigurarea colaborării, comunicării osmotice și interacțiunii între oameni poate fi dificilă la distanță.

În aceste vremuri, când distanțarea socială și autoizolarea au devenit noua realitate a tuturor, învățăm că "departe'' nu este neapărat măsurat în distanță, ci în cât de motivați sunt oamenii. Constrânși de context, lucrând de acasă, am observat din ce în ce mai mult că principiile Agile rămân la fel, indiferent dacă suntem colocați sau izolați.

Poate că optimismul nostru pare exagerat în acest timp de criză. Dar cu ocazia acestui articol, vrem să împărtășim cu voi observațiile noastre din multele zile de izolare -în acest punct, cine le mai numără?- și să vă convingem că motivele de optimism sunt întemeiate.

Echipe izolate și motivate

Contextul curent nu schimbă nevoile oamenilor ci atenția lor către nevoile de bază.

Ne-am uitat la aplicarea piramidei nevoilor, a lui Maslow, în mediul de lucru și am identificat câteva lucruri care pot fi făcute pentru a fi îndeplinite.

Nevoi funcționale - probleme de bază precum salariul sau siguranța locului de muncă

Începe prin a te pune în locul oamenilor tăi. Dacă este nevoie să implementezi măsuri dificile, tratează oamenii cu respect, ca pe niște adulți care vor înțelege necesitatea lor. Ia-ți timp să vorbești cu oamenii mai mult în perioada aceasta, ascultă-i activ. Cel mai important este să nu îi iei prin surprindere. Creează transparență în ceea ce privește modul cum ar putea fi compania afectată, menționând și explicând anumite măsuri care trebuie luate tocmai pentru a crea un mediu stabil. Asigură-ți oamenii că te gândești la binele lor și la cum le poate fi afectată viața personală mai mult decât la profitul companiei. În acest fel mulți dintre ei te vor susține atât în perioadele de criză, cât și în cele de stabilitate.

Rezervă-ți timp pentru mai mult coaching la 1:1s, morning-coffee-calls, ședințe ad-hoc, dacă este nevoie. Pe scurt: Comunică și fii prezent!

Nevoi de securitate - Un mediu de lucru stabil, beneficii, condiții corecte de muncă

Oamenii se așteaptă să audă mai mult de la liderii lor. Asigură-te că atât strategiile, schimbările cât și planurile companiei în caz de urgențe sunt comunicate. În același timp, nu uita mai ales de micile victorii. Câștigă încrederea oamenilor fiind mai întâi uman și nu ezita să adaugi o notă personală în comunicările tale.

Creează un mediu optimist și o atitudine pozitivă așa încât echipa ta să poată oricând să spună: "În spatele acestui e-mail/ecran este o persoană căreia chiar îi pasă de nevoile mele, are aceleași temeri ca și mine, se lovește de aceleași probleme și totuși reușește să fie pozitiv și să se uite cu încredere la viitor."

Nevoi sociale - Integrare în echipă și activități amuzante împreună

Încearcă să înlocuiești pauzele uzuale pe care oamenii le luau la serviciu. Înlocuind distanța fizică cu intimitate socială virtuală, îți poți ajuta echipa să crească chiar mai puternică în această perioadă.

Am adunat câteva exemple de retrospective sau activități de echipă amuzante, de echipă, care pot fi aplicate cât timp lucrăm remote.

Poți să încerci și câteva Fun Retrospectives. Noi am încercat "The roles we play" (folosing un tool online, https://www.retrium.com/). Am aflat că unii dintre noi au ca 'superputere' skilluri de Cupidon pe când Kryptonita altora era să lucreze până târziu.

Poți să te inspiri chiar și de la foștii noștri colegi care au organizat o sesiune de gătit clătite live. #chefs

(credit: https://www.linkedin.com/posts/betfairromaniadevelopment_remotework-suddenlyremote-homeofficefun-activity-6651835284453408768-5SFg)

Nevoia de stimă - Respect, recunoașterea eforturilor, roluri la serviciu, mediu de lucru atrăgător, responsabilități importante

Câteodată oamenii știu exact ce îi motivează, ce vor să obțină și unde se îndreaptă, pe când alte persoane nu au nici cea mai mică idee despre toate acestea. Merită să pui întrebarea aceasta din când în când echipelor. Chiar dacă nu au răspunsul imediat, le va de gândit - fă coaching cu ei și ajută-i să afle sau măcar să se îndrepte în direcția potrivită. Observă competențele și atuurile oamenilor și creează oportunități să le pui în valoare. Ajută-i pe parcursul carierei lor!

După a doua săptămână de autoizolare, unul dintre colegi mi-a spus în 1:1 că vrea să urmeze un training de leadership. Știam că nu intenționează să aplice pentru un rol de management, însă pe măsură ce am discutat cu el, mi-am dat seama că, de fapt, ceea ce îi plăcea lui foarte mult era mentoringul tehnic cu ceilalți colegi. Problema consta în faptul că simțea că discursul lui nu era suficient de bine organizat, nu puncta cele mai importante idei și adesea pierdea audiența. El este unul dintre colegii care multă vreme nu a știut ce îl motivează, dar după multe discuții în direcția aceasta, am descoperit împreună.

Oamenii au nevoie să simtă că ocupă un rol important în activitățile lor la locul de muncă. Am observat că făcând schimb de roluri, încurajându-i să faciliteze diferite ceremonii agile, participând în luarea deciziilor sau creând mecanisme pentru ca echipa să poată lua decizii singură, se construiește un drum sigur pentru o echipă matură și stabilă.

Nevoia de actualizare - Autonomie, taskuri stimulative

Steve Jobs : "It doesn't make sense to hire smart people and tell them what to do; we hire smart people so they can tell us what to do."

Din fericire, cu toții suntem diferiți: Unor oameni le este greu să delege, altora, să nu facă micromanagement. Alții se lovesc de dificultăți când nu fac lucrurile ei înșiși. Conștientizarea și depășirea acestor obstacole creează situații win-win pentru toate părțile pentru că generează spațiu pentru ca toată lumea din echipă să crească.

În cele din urmă, scopul este să conduci echipa prin toate stadiile de dezvoltare, concentrându-te asupra atingerii performanței. Ca agile enabler (orice rol cu putere decizionala în cadrul unei organizații) poate fi o adevărată provocare fără o echipă care știe să se organizeze singură și fără ca oamenii să aibă încredere unii în alții.

Vizibilitatea muncii remote

În toată această perioadă de muncă 100% remote, adevărata provocare este să iți faci munca transparentă, din moment ce nu mai împarți același spațiu fizic cu colegii de birou, fără ca ei să te mai poată vedea acționând pe durata întregii zile.

Pentru a avea un discurs cursiv și a da senzația de încredere în activitățile desfășurate, un bun îndemn este să te pregătești în avans pentru orice meeting. În acest mod nu lungești inutil ședințele și timpul colegilor tăi. De exemplu, înainte de stand-ups rezervă-ți câteva minute ca să îți notezi principalele idei, astfel încât să poți fi în măsură să oferi o imagine clară asupra progresului tău dar și a eventualelor obstacole.

Pregătirea în avans este esențială. În această notă, asigură-te că product backlogul este actualizat și prioritizat. Ritmul echipei poate suferi fluctuații (mulți dintre noi au un randament mult mai crescut în munca remote). Așadar, a oferi echipei o imagine clară asupra cerințelor și obiectivelor de îndeplinit în viitor este o condiție esențială pentru ca acestea să fie atinse.

În ceea ce privește canalele de comunicare, în calitate de agile enablers trebuie să ne asiguram că toți membrii echipelor pot să comunice ușor și eficient unii cu ceilalți pe durata de viață a unui proiect. Acest lucru poate fi foarte ușor realizat printr-un canal al echipei. Cu siguranță, folosiți deja cel puțin unul în acest moment. În mod ideal, evită să aveți 7 tooluri de comunicare sau 7 grupuri și menține comunicarea într-un singur loc, transparent pentru toți cei implicați în proiect. Dacă ai o echipă mai puțin vorbăreață, sparge tu gheața pentru a anima flowul de comunicare. Share-uiește un meme, poate niste scene din IT Crowd (ofc versiunea British! ) etc. După aceea, lucrurile vor curge de la sine!

Indiferent dacă suntem în autoizolare sau nu, unul din lucrurile ce ne unește pe toți este faptul că "meetingurile nu (prea) ne plac". Tocmai de aceea, încearcă să iei cele mai multe și importante decizii via e-mail (cu toți stakeholderii în cc) și să apelezi la short videocalls numai pentru neclarități sau lucruri ce necesită atenție imediată. Mai multe meetinguri înseamnă foarte rar mai multă productivitate, deci încearcă pe cât posibil să iți protejezi echipele de întreruperi. Poate știai deja, dar după o întrerupere, îți ia cam aproximativ 25 de minute pentru a-ți regăsi concentrarea necesară rezolvării taskului. Prin urmare, rolurile noastre de agile enablers trebuie să asigure porțiuni neîntrerupte de timp pentru echipele noastre în cursul fiecărei zile. Ținând cont de acest lucru, cultivi încrederea și transparența în cadrul echipei, dar eviți și să aluneci în capcana micromanagementului, aspect pe care îl vom aborda în rândurile următoare.

În cele din urmă, proactivitatea contează mai mult decât îți imaginezi când vorbim despre munca remote. Nu aștepta că cineva să vină spre tine și să îți ceara updates pentru un task/proiect/impediment ci ia inițiativa și fii tu cel/cea care comunică primul.

Un sfat: Înainte să aștepți acest comportament din partea celorlalți, asigură-te că tu deja faci aceste lucruri!

Evitarea micromanagementului

"I perform better under strict micromanagement'' said no team ever

Ca agile enablers, este în responsabilitatea noastră de a fi un servent leader și de a menține un moral ridicat în echipele cu care lucrăm. Micromanagementul nu va face decât să creeze colegi frustrați ce vor să scape cât de repede posibil dintr-un mediu toxic de muncă.

S-au scris nenumărate cărți pe acest subiect, dar în acest punct un reminder s-ar putea să fie folositor: Încearcă să îți canalizezi energia pe a crea o cultură bazată pe încredere, pornind de la premisa că nu lucrezi cu preșcolari ce au nevoie de supraveghere la orice pas. Oferă-le încredere, responsabilități și susținere. Așa se învață asumarea răspunderii pentru munca lor.

Așadar, pe ce ar trebui să punem accentul pentru a evita să cădem intenționat (sau nu) în capcanele micromanagmentului?

Work Life Balance

Ei bine, subiectul acesta chiar ne dă de furcă. O făcea și pe vremea când mergeam la birou, ce să mai completăm acum?

Kübler-Ross explică în teoria lui cum mintea umană procesează schimbarea trecând prin următoarele trepte: negare, furie, târguială, depresie și în final, acceptare. Curba schimbării este un model puternic, aplicat în ambele registre, personal sau profesional. Cu cât înțelegi mai repede stadiile prin care treci, cu atât vei accelera procesul și vei ajunge mai repede la etapa de Commitment.

Pe scurt, pentru a ajunge cât mai aproape de acel echilibru dintre muncă și viață personală este nevoie de două elemente: disciplină de fier și existența unei rutine. Din nou, ușor de spus, greu de făcut. Cu toate acestea, am încercat să identificăm acele lucruri care pentru noi au funcționat în aceste săptămâni de autoizolare:

Dacă ați identificat și alte lucruri care pentru voi și echipele voastre au funcționat, ne-ar plăcea să le împărtășiți cu noi în comentariile la acest articol.

Concluzii

Am citit, ne-a plăcut și dăm mai departe:

Bibliografie

Sponsori

  • comply advantage
  • ntt data
  • 3PillarGlobal
  • Betfair
  • Telenav
  • Accenture
  • Siemens
  • Bosch
  • FlowTraders
  • MHP
  • Connatix
  • MetroSystems
  • BoatyardX
  • Colors in projects

VIDEO: NUMĂRULUI 95