ABONAMENTE VIDEO TESTE REDACȚIA
RO
EN
×
▼ LISTĂ EDIȚII ▼
Numărul 75
Abonament PDF

Manager de proiect – abilități pentru a deveni unul de succes

Cristina Straton
Service Unit Manager @ NTT DATA Romania
MANAGEMENT


Trăim în secolul vitezei- o constatare de necontestat și care nu mai reprezintă de multă vreme o noutate. Managementul proiectelor este un domeniu care pare a fi și el integrat ritmului alert al schimbărilor. Nu mai este de ajuns ca managerul de proiect să aibă o certificare și cunoștințe tehnice de managementul proiectelor, el trebuie să fie atent și la calitățile sale de leadership, la abilitățile interpersonale, la acele soft skills care fac diferența. Un manager de proiect trebuie să stăpânească aptitudini care să-l ghideze pe drumul său cuprins între prima şi ultima zi a proiectului.

Putem spune că există trei grupe mari de abilități pe care un project manager trebuie să le aibă pentru a fi eficace:

Iată, într-o ordine aleatorie, o parte din skillurile pe care trebuie să le aibă un project manager:

Task Management

Proiectele sunt alcătuite din sarcini, iar cunoașterea modului de gestionare a sarcinilor (și a tuturor celorlalți) este secretul pentru finalizarea proiectelor la timp.

Având o bună înțelegere a membrilor echipei, vom putea să delegăm sarcinile persoanelor potrivite pentru obținerea celor mai bune rezultate posibile. Membrii echipei vor răspunde bine la un manager care deleagă sarcini adecvate care se potrivesc bine setului de calificări și le încredințează ulterior să se descurce cu el.

Trebuie să încurajăm colegii de proiect să ne abordeze pentru a discuta orice întrebări sau dificultăți în cazul în care este nevoie, mai degrabă decât să îi subminăm prin verificarea permanentă a acestora; astfel, se vor simți mai apreciați.

Beneficiile managementului sarcinilor sunt:

Comunicare eficientă. Trimite mesajul care trebuie, cui trebuie, când trebuie.

"Abilitatea în arta comunicării este crucială pentru succesul unui lider. El nu poate realiza nimic decât dacă poate comunica eficient. "- Anthony Robbins

Cine face Project Management știe că pentru a avea succes, trebuie să comunicăm clar cu toți factorii implicați în proiect viziunea, obiectivele, orientările și așteptările noastre altora. Altfel, membrii proiectului nu vor avea o direcție clară de acțiune, moralul echipei va fi scăzut iar proiectul riscă să nu fie terminat la termen și să iasă din buget. În esență, a fi un mare comunicator este un element cheie pentru a lucra bine cu ceilalți în orice mediu de lucru.

Cei mai buni Project Manageri fac în mod regulat următoarele:

Stakeholder Management

Într-un proiect nu trebuie să comunicăm doar cu echipa, ci şi cu clientul, investitorul, sponsorul sau cu acela care deţine rezultatul final al proiectului. E proiectul nostru, dar sunt banii lui. Aşadar, ca manager de proiect trebuie să ne transmitem ideile clar, să argumentăm necesitatea unor resurse, de ce alegem calea A în loc de calea B şi să fim persuasivi.

Orice proiect este un succes dacă își atinge obiectivele și îndeplinește (sau, în mod ideal, le depășește) așteptările părților interesate de proiect.

Cum ne ocupăm de anumiți actori cheie? Care sunt strategiile bune pentru gestionarea așteptărilor și raportarea lor?

Gestionarea stakeholderilor se face în patru etape.

În primul rând, în timpul inițierii proiectului, trebuie să identificăm persoanele și unitățile organizaționale care vor fi afectate pozitiv sau negativ de proiect. Aceste părți interesate pot veni atât din afara organizației, cât și din partea actorilor interni. Trebuie să identificăm nu numai cine sunt, ci și interesul pe care îl au în proiect, cerințele de proiect și potențialul lor de influență asupra proiectului.

În al doilea rând, în timpul fazei de planificare a proiectului, trebuie să planificăm modul în care vom gestiona părțile interesate. Să identificăm tehnicile pe care le vom utiliza pentru a satisface nevoile fiecărei părți interesate și pentru a le menține angajate în acest proces.

În al treilea rând, în timpul executării proiectului, trebuie să implementăm planul de gestionare a părților interesate. Acesta include strategiile de comunicare pe care le vom utiliza pentru a implica părțile interesate în proiect și pentru a construi suportul în curs.

În al patrulea rând, pe măsură ce executăm și controlăm proiectul, trebuie să monitorizăm și părțile interesate și să le identificăm problemele. Noile cerințe și cerințe care nu sunt îndeplinite reprezintă exemple de probleme și probleme ale părților interesate. Trebuie să răspundem la acestea pentru a ne menține sprijinul lor.

Change Management

Schimbarea în contextul managementului de proiect este ceva care transformă sau influențează proiecte, sarcini, procese, structuri sau chiar funcții. Prin urmare, gestionarea schimbărilor se referă la instrumentele și procesele pe care trebuie să le utilizăm pentru a gestiona schimbarea în cadrul unui proiect și a echipei sale de proiect.

Modificările au loc în aproape fiecare punct al ciclului de viață al managementului de proiect. Recunoscând că schimbările sunt inevitabile - într-adevăr, adesea benefice - anumite părți ale procesului ne permit să adaptăm abordări mai agile la planificare și execuție. A avea strategii pentru a face față schimbărilor pe măsură ce acestea apar, este cel mai rapid mod de a păstra atenția tuturor asupra premiului.

Strategia de management al schimbării constă în a urmări un proces de opt pași:

Planificare

Fiecare proiect prezintă o poveste despre obiectivele, echipa, calendarul și rezultatele - și necesită o planificare și o gestionare detaliată a proiectului pentru a obține o poveste corectă. Unele dintre aceste povestiri sunt scurte în timp ce altele sunt romane pline de răsuciri și transformări. Indiferent dimensiunea romanului, fiecare poveste se bazează pe o schiță sau așa cum o numim în lumea managementului de proiect, un plan de proiect.

Cum se scrie un plan de proiect în zece pași simpli:

Aptitudinea de a estima cât, cum, unde, când trebuie să fie integrată o resursă ne scapă de riscul de a rămâne fără resurse înainte de a fi terminat proiectul sau de a rămâne cu extra resurse după finalizarea acestuia. Resursele sunt umane, financiare şi materiale. Managementul este ca o reţetă: trebuie să pui fix cantitatea necesară pentru a avea rezultatul scontat. Orice ajustare aduce un rezultat final neprevăzut.

Meeting Management

Fiecare proiect necesită întâlniri periodice în care părțile interesate se reunesc pentru a discuta obiectivele proiectului, sarcinile atribuite și progresele înregistrate. Depinde de noi ca manageri de proiect să determinăm cât de des trebuie să ne întâlnim și să întocmim o agendă pentru fiecare întâlnire.

Sfaturi pentru a ne ajuta să gestionăm și să controlăm următoarea întâlnire privind progresul proiectului:

  1. Trebuie să scriem o agendă și să o distribuim în prealabil. Astfel, dăm tuturor timp pentru a strânge informațiile de progres pe care trebuie să le furnizeze la întâlnire.

  2. Repetăm obiectivul. Ordinea de zi trebuie să fie o reamintire a scopului reuniunii.

  3. Revizuim progresul și acțiunile viitoare. Revedem progresul de la ultima întâlnire și acțiunile pentru perioada următoare.

  4. Rămânem concentrați pe discutarea actualizărilor progresului, atribuirea de acțiuni sau revizuirea programului dacă este necesar. Nu ne ocupăm de niciun fel de subiecte care nu au legătură cu ele - le amânăm în schimb pentru altă ședință.

  5. Permitem tuturor să aibă șansa de a vorbi. Nimeni nu vrea să stea într-o întâlnire ascultând o persoană care domină conversația, limitând astfel timpul în care o persoană este permis să vorbească prin mutarea la următorul subiect.

  6. Evităm plictiseala. Nimic nu se va realiza dacă oamenii nu sunt angrenați în întâlnire, așa că întâlnirile trebuie să se extindă la cel mult o oră pentru a evita plictiseala.

  7. Alocăm acțiuni de urmărire unui membru din echipă cu dată de finalizare prevăzută. Oricine înregistrează procesul-verbal al ședinței ar trebui să facă, de asemenea, un plan de acțiune.

  8. Rezumat. La sfârșitul întâlnirii sintetizăm ceea ce s-a discutat, ce acțiuni au fost atribuite și cui și care e data următoarei ședințe de status de proiect.

Urmând acești pași simpli, se va asigura că întâlnirile dvs. realizează ceva și că sunt o bună utilizare a timpului tuturor. Rapoartele privind starea proiectului sunt o modalitate excelentă pentru manageri de proiect de a urmări progresul unui proiect și, de asemenea, de a diminua riscurile.

Problem solving

"Dacă aș avea o oră pentru a rezolva o problemă, aș petrece 55 de minute să mă gândesc la problemă și 5 minute să mă gândesc la soluții". - Albert Einstein

Scopul nostru este de a identifica problemele înainte de a avea un impact asupra proiectului. Este mult mai ușor să rezolvăm o problemă înainte de a deveni o criză.

Iată câteva sfaturi despre metodele de rezolvare a problemelor proiectului dvs. .

Time Management

Pentru a fi un manager de proiect de succes, trebuie să putem gestiona bine timpul. Trebuie să ne asigurăm că suntem productivi pentru cea mai mare parte a timpului și să evităm pierderile de timp cu orice preț.

Managementul timpului este o abilitate esențială pentru managerii de proiect. Dacă nu ne putem gestiona timpul, cum ne putem aștepta să ne administrăm echipele? Trebuie să ne întrebăm în fiecare zi ce am făcut pentru a muta proiectul înainte. Să planificăm ziua următoare, ce vom face pentru a ne asigura că proiectul nostru continuă de-a lungul căii drepte și înguste.

Leadership

Managerii de proiect care au abilități tehnice puternice și, de asemenea, demonstrează în mod constant competența în abilitățile și calitățile cheie enumerate mai sus, reprezintă un avantaj imens pentru orice organizație și sporesc în mod semnificativ succesul proiectelor pe care le conduc.

Un lider puternic cu un stil de conducere flexibil, partajat și inovator, dedicat echipei merge mână în mână cu un management de proiect cu succes în mod constant. Liderul ar trebui să fie capabil să acorde credite, să-și dezvolte creativitatea și să sprijine membrii echipei în luarea de riscuri pentru a asigura succesul proiectului.

Succesul se măsoară nu prin ceea ce a realizat cineva, ci prin obstacolele pe care a trebuit să le depășească.   - Booker T. Washington

Realizând această analiză, ne dăm seama că am conturat profilul unui supererou. Și apoi apare întrebarea: unde găsim un astfel de om pentru proiectul nostru? sau pot fi EU manager de proiect?

LANSAREA NUMĂRULUI 78, CLUJ

Prezentări articole și
Panel: Industry X.0. Manufacturing

Miercuri, 12 Decembrie, ora 18:00
sediul Accenture

Înregistrează-te

Facebook Meetup

Sponsori

  • ntt data
  • 3PillarGlobal
  • Betfair
  • Telenav
  • Accenture
  • Siemens
  • Bosch
  • FlowTraders
  • MHP
  • BCR
  • Itiviti
  • Connatix
  • UIPatj
  • MicroFocus
  • Colors in projects