ABONAMENTE VIDEO REDACȚIA
RO
EN
×
▼ LISTĂ EDIȚII ▼
Numărul 41
Abonament PDF

Time Management: Preia controlul!

Magnoliu Stan
Director @ Smart HR
MANAGEMENT

Modul în care trăim și ne desfășurăm activitatea azi este  caracterizat de viteză și de aglomerație. Ne confruntăm cu un volum copleșitor de sarcini și activități. În plus, suntem asaltați de un exces de informații: mesaje email, știri prin diverse canale (ziare tipărite, presă online, radio sau TV), apeluri telefonice, mesaje Skype sau alte soluții de instant - messaging, Facebook, Linkedin, documente primite, colegi și colaboratori, clienți, reuniuni în diverse variante. Care trebuie să fie atitudinea și reacția noastră la această situație? 

Vă propun trei lucruri:

  1. Analiza modului în care vă petreceți timpul.

  2. Însușirea și aplicarea unor instrumente moderne de gestionare a timpului.

  3. Simplificare.

Care trebuie să fie rezultatul așteptat? Simplu - creșterea eficienței utilizării timpului prin:

Ideea de simplitate în plan personal și profesional este abordată atât in filozofia americană (Leo Babauta, The Power of Less), cât și în cea europeană și se bazează pe identificarea esențialului și pe ideea de a elimina sau gestiona inteligent restul.

Punctul de plecare este similar pentru majoritatea dintre noi. Avem un program de lucru încărcat,  ne lipsește timpul pentru prieteni sau hobby-uri, avem greutate peste medie, începem să avem probleme de sănătate, ducem lipsă de energie și tonus. De multe ori ne confruntăm cu o alimentație nesănătoasă, haotică. Nu reușim să facem sport sau mișcare suficient. Uneori ne confruntăm cu un stres ridicat, avem de îndeplinit multe sarcini și avem de-a face cu probleme la serviciu. Sau chiar mai grav, apare fumatul excesiv,  apelăm la datorii și credite. Sună cunoscut?

Având în vedere cele scrise mai sus, cred că trebuie să acționăm. Să nu lăsăm lucrurile la voia întâmplării. Să preluăm controlul propriei vieți. Să preluăm controlul timpului!

Un model simplu, ușor de înțeles și pus în practică presupune câteva etape: 

a. Simplificare și reducere la esențial,

b. Planificare și stabilirea în scris a unor obiective clare,

c. Concentrare,

d. Perseverență.

Obiectivele pot fi diferite, atât din sfera profesională, cât și din viața personală. O listă cu obiective posibile, din care recomand să alegeți pentru început trei, găsiți mai jos:

  1. Să fac sport regulat.

  2. Să mănânc sănătos.

  3. Să devin mai eficient si productiv la școală sau la serviciu.

  4. Să alerg, de exemplu să particip la minim un cros sau maraton anual.

  5. Să îmi cresc veniturile cu un anumit procent sau o anumită valoare.

  6. Să mă trezesc devreme in fiecare dimineață, de exemplu la ora 6:00 a.m.

  7. Să înot (săptămânal, zilnic sau să particip la diverse concursruri).

  8. Să citesc (o carte pe săptămană / lună).

  9. Să scriu un blog.

  10. Să îmi achit toate datoriile

  11. Să economisesc (un anumit din venituri, sau o anumită sumă lunar).

  12. Să îmi simplific viața.

  13. Să eliberez casa și / sau biroul de lucrurile inutile.

  14. Să slăbesc 10 kg in 6 sau 12 luni.

  15. Să scriu o carte.

  16. Să am mai mult timp liber. 

  17. Să îmi aloc timp pentru un hobby (specific).

  18. Să vizitez trei locuri noi anual.

  19. ……………………………………………….

  20. ……………………………………………….

Ce reprezintă de fapt arta limitării la esențial?

Să devenim mai eficienți și productivi, simplificându-ne viața. Cum putem face acest lucru? Iată câteva recomandări:

  1. Impuneți limite în ceea ce faceți.

  2. Identificați esențialul, renunțați la ceea ce nu este important.

  3. Simplificați.

  4. Concentrați-vă pe ceea ce faceți la un moment dat sau într-o anumită perioadă. 

  5. Creați obiceiuri sănătoase.

  6. Începeți cu pași mici.

Să explicăm o parte din ideile de mai sus, pentru a fi mai ușor de înțeles și aplicat.

Ce fel de limite putem impune? La ce se referă?

La volumul de emailuri trimise și primite, la numărul de proiecte gestionate, la cantitatea de informații procesată, la cantitatea de obiecte sau documente cu care avem de-a face, la sarcinile și responsabilitățile curente.

De exemplu, vă provoc la un exercițiu de imaginație: varianta A,  cumpărături fără limită (cumperi orice, fără discernământ, fără să fie necesar) vs. varianta B, cumpărături într-un buget de 200 RON, cu o listă scrisă, situație în care aleg doar ceea ce este important sau necesar, fără lucruri inutile. Așa arată viața noastră: trăim fără limite!

 Drept consecințe ale unui stil de viață haotic, fără limite sunt stresul, lipsa energiei, scăderea eficienței, stările de epuizare, nemairămânându-ne  timp pentru sarcinile cu adevărat importante.

Metoda simplificare: Un exemplu. În cazul în care ne referim la modul în care gestionăm în prezent emailurile, trebuie să începem cu evaluarea situației actuale. Probabil în acest moment verificăm emailurile foarte des, de 15 - 20 ori pe zi. Cum puteți simplifica?

  1. Analizați frecvența / numărul / timpul / cantitatea actuală. Stabiliți o limită mai joasă, realistă, utilă.

  2. Testați limita stabilită, timp de 1 zi / 1 săptămână. Analizați rezultatul.

  3. Dacă nu vă mulțumește, ajustați limita. Testați o săptămână.

  4. Continuați până stabiliți valoarea optimă. Dezvoltați un obicei, o obișnuință.

  5. Alegeți alt aspect pe care doriți să îl îmbunătățiți. Repetați pașii anteriori.

Cum identific ce este esențial pentru mine?   

Idee: similar cu sculptarea unei statui, începem cu un bloc de piatră, din care îndepărtăm ce nu ne este necesar și rămâne statuia.

Ca metodă, trebuie să răspundem la câteva întrebări: 

  1. Care sunt valorile mele?

  2. Care sunt obiectivele mele?

  3. Ce îmi face plăcere?

  4. Ce este important pentru mine?

  5. Ce acțiune are cel mai mare impact? 

  6. Ce acțiune are cel mai mare impact pe termen lung?

Simplificați - eliminați ce nu este esențial prin evaluarea situației actuale, eliminați sarcinile neimportante, delegați altele, amânați, refuzați solicitările celorlalți când este cazul.

Concentrarea pe un număr mic de lucruri. Ca o sugestie: ar trebui să alegem "obiectivul unic"  asupra căruia să ne concentrăm. Forme diferite în care se manifestă concentrarea pot fi:

- concentrare pe un obiectiv,

- concentrare pe ce se întâmplă acum / prezent,

- concentrarea pe ce ai de făcut în acest moment,

- concentrare pe aspecte pozitive,

- single tasking.

Formarea de obiceiuri noi este o metodă care ne ajută să dobândim obiceiuri de durată. 

Cum putem face acest lucru? Iată câțiva pași care trebuie urmați:

- Alegeți un obicei. Unul singur odată.

- Faceți un plan: ce fac zilnic, la ce oră. Este importantă încadrarea într-o rutină (exemplu: după ce mă spăl pe dinți, alerg 20 min sau fac 100 de flotări). Durata recomandată pentru a implementa acest plan este de 30 zile.

- Faceți public obiectivul propus către colegi, familie, prieteni sau pe  Facebook.

- Măsurați și înregistrați rezultatele, anunțați progresul zilnic sau periodic.

- După 30 zile: ați dobândit un obicei nou.

Chiar dacă pare simplu sunt câteva reguli care trebuie respectate:

-alegeți un singur obicei odată.

- obiceiul trebuie să fie realist și ușor de îndeplinit.

- măsurabil. 

- fii perseverent.

- raportare zilnică.

- menține o atitudine pozitivă.

Începe cu pași mici, cu un obiectiv simplu, ceva ușor sau cu împărțirea unui obiectiv ambițios în sub- obiective mici, etapizate. Utilitatea acestei strategii de a începe cu pași mici este:

- concentrarea atenției;

- păstrează energia și entuziasmul;

- mai ușor de gestionat;

- asigură succesul la fiecare pas;

- schimbarea progresivă are un efect durabil.

În concluzie, timpul nostru este mult prea important și valoros pentru a ne permite să îl irosim. Preluați controlul, simplificați-vă viața și formați obiceiuri sănătoase.

Mult succes!

LANSAREA NUMĂRULUI 85

Prezentări articole și
Panel: Leadership & Management

Marți, 16 Iulie, ora 18:00
Charlie Upstairs, Cluj-Napoca

Înregistrează-te

Facebook Meetup

Conferință

Sponsori

  • ntt data
  • 3PillarGlobal
  • Betfair
  • Telenav
  • Accenture
  • Siemens
  • Bosch
  • FlowTraders
  • MHP
  • Connatix
  • UIPatj
  • MetroSystems
  • Globant
  • Colors in projects