Agile Mindset din altă perspectivă

Bogdan Mureşan
VP of Technology @ Connatix

Cu ceva timp în urmă am participat la o conferință Agile în Cluj-Napoca. Printre o grămadă de topicuri interesante, prezentări și discuții am asistat și la o dezbatere deschisă unde ideea principală gravita în jurul întrebării dacă "Este velocitatea o metrică sau nu?".

Au fost puse pe masă multe idei legate de acest subiect, au fost întoarse pe toate fețele și trebuie să recunosc că concluziile finale au fost pe gustul meu. Fiind prins în vârtejul discuției am lansat și eu ideea că velocitatea este mult prea contextuală pentru a fi o metrică. Unul dintre colegi a întrebat dacă acesta este un lucru bun sau rău. În mod absolut normal și automat, ca orice persoană care nu e sigură de un răspuns, am ales calea neutră și am replicat că nu este nici bine nici rău ci este doar simpla realitate. Totuși întrebarea mi-a rămas întipărită în minte și după finalul dezbaterii. Am început să găsesc argumente pro și contra asupra faptului că ceva contextual poate fi bun și am ajuns la concluzia că ceva contextual poate genera eficiență maximă într-o situație specifică dacă este folosit într-un mod corect. Mai mult, am început să mă gândesc la opusul a ceva contextual. Gândul m-a dus către soluții generale pentru un număr mare de situații asemănătoare și cumva pe parcurs am început să reflectez la reguli și la _best practice-_uri. Nu în ultimul rând am încercat să-mi imaginez unde apare în acest tablou Agile Mindset-ul și cum încurajează și facilitează tranziția de la soluții generale la particulărizări contextuale cu scopul de a maximiza eficiența. Trebuie să recunosc că m-a luat așa tare valul cu acest raționament încât am simțit nevoia să-l pun jos pe hârtie să văd dacă arată la fel de bine ca și în mintea mea.

Reguli. Multe lume iubește regulile în general, mai multă lume le urăște, dar fie că vrem fie că nu regulile sunt peste tot. Dacă stăm un moment și reflectăm asupra vieții noastre vedem că tot ceea ce învățăm pornește de la niște reguli. Unele sunt mai stricte decât altele, dar de fiecare dată când învățăm ceva nou începem cu regulile și apoi ne adaptăm la ce ni se potrivește nouă. Să ne aducem aminte de primele lecții de tenis sau de baschet. Antrenorii încep întotdeauna cu: "hai să-ți spun pentru început regulile de bază". Totul începe de la reguli și apoi este personalizat. Din punctul meu de vedere, puterea regulilor constă în faptul că tind să genereze cea mai bună medie de eficiență într-o multitudine de situații similare. Poate părea puțin ambiguu ce spun acum dar voi încerca să detaliez în continuare.  

Având o mulțime de situații similare, dacă vom aplica regulile în fiecare situație vom obține cea mai bună medie a rapoartelor Performanță  / Efort Suplimentar (Waste) pentru situațiile unde regulile se aplică. Efortul suplimentar în acest context se referă la multitudinea cazurilor speciale ce nu sunt acoperite de reguli.

Avantajele regulilor ar putea fi:

• Ne lasă impresia că avem un control mare asupra mediului de lucru.
• Este mai ușor să estimăm rezultatul final (datele istorice provenite din rezolvarea unor situații similare au un rol foarte important și fac estimările mai ușoare și mai precise).
• Oferă un excelent punct de pornire.
• Dezavantajele regulilor:
• Limitează creativitatea și inovația.
• Cu siguranță avem aceste cazuri limită care nu sunt acoperite de reguli sau, chiar mai rău, a căror rezolvare poate fi dacă nu blocată atunci cel puțin îngreunată de reguli.

Studiu de caz, partea 1: Să presupunem că avem o echipă nouă. Această echipă trebuie să atace un proiect nou utilizând metodologia Scrum. Clientul a pus la dispoziție un Product Owner care știe ce face, știe procesul și este capabil să asigure prioritățile la timp. Echipa a reușit să definească un proces ca la manual: iterațiile sunt la locul lor cu toate ceremoniile cerute de regulile Scrum-ului: planificare, stand-up-uri zilnice, revizuiri și retrospectiva. Știu, Scrum ca la carte există numai la cursuri, dar să presupunem de dragul studiului nostru de caz că astrele s-au aliniat pentru echipa noastră și ei pot să urmeze toate regulile Scrum-ului fără bătăi de cap.

Best practices. Apare în mod evident întrebarea: care ar fi pasul logic ce trebuie făcut pentru a crește performanța în aceste situații limită? Răspunsul poate fi simplu: să avem posibilitatea să scurtcircuităm regulile atunci când situația o cere. Acesta este momentul când apar în peisaj best practice-urile. Ele au la bază același concept ca și regulile: analizând o serie de situații similare cineva foarte capabil - știu sigur că cineva a fost foarte capabil altfel nu ar fi apărut cuvântul "best" în sintaxa respectivă- a găsit o soluție general valabilă care să rezolve situațiile din aceeași categorie. Aceasta soluție sau model de rezolvare ar reprezenta un "best practice". Diferența față de reguli o face faptul că nu suntem obligați să aplicăm aceste soluții în contextele date, lasându-ne libertatea să alegem alte soluții dacă noi simțim că ar merge mai bine. Ne oferă un punct de pornire foarte bun și rapid în același timp pentru un caz specific cu care ne confruntăm dar nu suntem obligați să și apelăm la el. Chiar mai mult putem să-l ne jucăm cu modelul, să-l adaptăm și să-l particularizăm în funcție de nevoile curente. Best practice-urile nu sunt așa stricte și inflexibile precum regulile.Odată cu adunarea experienței personale ne va fi foarte ușor să ne dăm seama când un best practice poate fi aplicat,modificat sau pur și simplu ignorat.

Studiu de caz, partea a 2-a: Avem în acest moment echipa formată și procesul foarte bine pus la punct pentru o implementare Scrum ca-n povești. Ca și best practice echipa face estimările în story points și după câteva iterații ajung la o velocitate stabilă reușind astfel să-și îmbunătățească estimările. În acest moment ceva se schimbă în organizația clientului, de exemplu este înlocuit Product Owner-ul cu o persoană nouă. Noul Product Owner nu vrea să audă de story points, nu le înțelege și pune presiune pe echipă pentru a da estimări în timp, acestea oferindu-i cel mai mare nivel de comfort. Echipa va trebui să renunțe la best practice și să se adapteze noilor cerințe oferind estimările așa cum le cere clientul.

Implementări contextuale. O soluție contextuală va avea în vedere rezolvarea optimă a tuturor cazurilor limită și va încerca să ia în calcul toți factorii ce influențează problema curentă. Aceasta înseamnă ca soluția contextuală va încerca să rezolve și acele cazuri neacoperite de reguli sau best practice-uri pe care le-am denumit Efort Suplimentar. Prin urmare, o rezolvare contextuală ar trebui să maximizeze eficiența pentru fiecare problemă în parte în raport cu soluțiile generale. Cu siguranță nu ne va fi ușor să găsim soluția potrivită fiecărui caz dar bazat pe capacitățile și experiența noastră vom găsi soluția mai repede sau mai încet, vom găsi varianta potrivită ori s-ar putea chiar să greșim. Dar cel mai important este faptul că oricât de capabili și experimentați suntem, nu vom putea obține maximul de fiecare dată dacă nu suntem pregătiți să ne adaptăm.

Studiu de caz, partea a 3-a: În lumea reală echipa noastră poate întâlni un număr nelimitat de factori ce pot influența bunul mers al lucrurilor, ce pot da peste cap procesele ca la manual. În pasul 2 am văzut un exemplu simplu de client care nu are la inimă story point-urile. Dar dacă dăm peste un client ce nu vrea să audă de review-ul interației? Trebuie să fim inventivi, să ne adaptăm și să găsim alte modalități de a livra ce a fost realizat și a obține acceptarea clientului pentru munca făcută. Chiar dacă regula ne cere să avem această ședință ca parte integrantă a procesului, nu ar trebui să ne blocheze faptul că nu se poate realiza. Dacă după realizarea mai multor sedințe de retrospectivă asupra interațiilor ne dăm seama că acestea sunt total nefolositoare, nu-și ating scopul și considerăm că am încercat tot ce e omenește posibil pentru a le face eficiente dar nu am reușit, ar mai trebui să ținem aceste ședințe doar de dragul regulilor sau am putea găsi o modalitate mai eficientă de a folosi timpul respectiv?

Înțelegerea Agile Mindset-ului ne va permite să înțelegem mai bine regulile stricte și puterea lor și în același timp ne va insufla capacitatea de a vedea dincolo de ele. Ne va permite să înțelegem beneficiile best practice-urilor și în același timp să înțelegem că avem puterea de a alege dacă le utilizăm sau nu. Agile Mindset-ul ne învață să ne adaptăm la diferite situații și să obținem maximul din ele. Această adaptare se află în noi prin definiție și este rafinată odată cu experiența. Cel mai simplu exemplu este legat de condusul autovehiculelor. Când învățăm să conducem, la început învățăm regulile șofatului și urmăm aceste reguli cu strictețe. Apoi vizităm Anglia și dintr-o dată regula condusului pe dreapta trebuie dată uitării și ne adaptăm la regula condusului pe stânga. Și ca un best practice, schimbăm vitezele cu mâna dreapta deoarece cu stânga ar fi de-a dreptul incomod și hazliu. Din nou ajunși în Anglia, va trebui să renunțăm la acest best practice și să schimbăm vitezele cu mâna stângă. Toate aceste adaptări vin foarte natural o dată cu experiența. Deci Agile Mindset-ul este acolo bine înrădăcinat în natura noastră umană. Dacă vrem să scoatem ce e mai bun din fiecare situație ar trebui să apelăm la el cu încredere.